Evenement melden of vergunning aanvragen

We hebben 4 soorten evenementen: melding, A-, B- en C-evenementen. Welke soort het is, hangt af van de risico’s. We kijken naar de openbare orde en veiligheid, geluidsoverlast en de gevolgen voor het verkeer. Bij uw aanvraag doen we een risicoanalyse. Zo bepalen we in welke categorie uw evenement valt.

Melding (klein evenement)

• Kenmerk: Heel kleinschalig, geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten.
• Wanneer aanvragen? Minimaal 3 weken vóór het evenement.

A-evenement

• Kenmerk: Laag risico, weinig impact op de directe woonomgeving en het verkeer.
• Wanneer aanvragen? Minimaal 8 weken vóór het evenement.

B-evenement

• Kenmerk: Gemiddeld risico, grote impact op de directe woon- en leefomgeving en/of gevolgen voor het verkeer.
• Wanneer aanvragen? Minimaal 12 weken vóór het evenement.

C-evenement

• Kenmerk: Hoog risico, grote impact op het woon- en leefklimaat van de omgeving en/of regionale gevolgen voor het verkeer.
• Wanneer aanvragen? Minimaal 12 weken vóór het evenement.

Bij C-evenementen plannen we altijd een vooroverleg met de adviserende diensten, zoals de politie. Voor dit overleg krijgt u van ons een uitnodiging.

U doet een melding als uw buurtfeest, barbecue of ander klein evenement aan deze voorwaarden voldoet. Dit doet u minimaal 3 weken van tevoren.

• Het evenement is openbaar toegankelijk. Privé feesten in de openbare ruimte zijn niet toegestaan.
• Maximaal 200 personen aanwezig.
• Het evenement vindt plaats tussen 07.00 en 23.00 uur.
• Geen muziek voor 07.00 uur of na 23.00 uur.
• Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad, parkeerplaats. En blokkeert geen verkeer of hulpdiensten.
• Alleen kleine objecten worden neergezet. Minder dan 20 m2 per object.
• Er is een organisator die minimaal 3 weken voor het evenement een melding heeft gedaan.
• Er wordt voldaan aan de beleidsregel evenementen(Verwijst naar een externe website).
• Bij filmopnames doet u ook een melding.

Twijfelt u of een melding voldoende is? Doe de check melding of vergunning.

Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden van een klein evenement? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan. Doe dit ruim voordat het evenement plaatsvindt. Voor een A-evenement is dit minimaal 8 weken en voor een B of C-evenement is dit minimaal 12 weken. De beoordeling houdt rekening met:

• Ruimte, tijd en hulpdiensten.
• Verwachte aantal bezoekers.
• Het woon-leefklimaat.
• Of het evenement bij de locatie past.
• Gevaren voor openbare orde, gezondheid of veiligheid (zoals brandveiligheid of voorkomen wanordelijkheden).
• Verkeershinder.
• Milieuvervuiling, schade aan het dorp of groen.
• Of de organisator genoeg garantie geeft voor een goed verloop en voorkomen/zoveel mogelijk beperken van schade aan het milieu.
• Of er al een vergunning is afgegeven voor dezelfde datum en plaats (zie de evenementenkalender).

• Een ingevuld aanvraagformulier.
• Een plattegrond op schaal met alle objecten die u plaatst, inclusief de afmetingen.
• Bij meer dan 500 bezoekers heeft u ook nodig:
  • Draaiboek.
  • Veiligheidsplan.

Afhankelijk van het soort evenement vragen we soms meer informatie op. Zoals:

• Een verkeersplan (als u hoofdwegen afsluit ook een omleidingsplan).
• Tentenboek(en) (op verzoek van de brandweer).
• Een medisch- en beveiligingsplan (alleen verplicht bij C-evenementen).
• Inventarisatielijst van etenswaren, dranken of te verkopen producten.
• Gebruikstoestemming locatie.
• Bij springkussens ook een certificaat van goedkeuring. Deze vraagt u op bij de verhuurder van het springkussen.

Handige formats

U kunt onderstaande formats gebruiken om bovenstaande onderdelen inzichtelijk te maken.

• Post- en takenplan (doc, 42 KB).
• Inventarisatie etenswaren en dranken (doc, 37 KB).
• Verklaring van toestemming voor gebruik van een locatie (doc, 22 KB).
• Veiligheidsplan (docx, 546 KB).
• Indieningsvereisten brandveiligheid (pdf, 2 MB).

Plattegrond/situatietekening evenemententerrein

Een plattegrond van het evenemententerrein moet duidelijk leesbaar zijn. Gebruik hierbij een legenda. Op de tekening geeft u in ieder geval het volgende aan:

• De objecten op schaal, zoals tenten, podia, kermisattracties, luchtkussens en barbecues.
• De afmetingen van de objecten.
• Routes voor hulpdiensten.
• Vluchtroutes bezoekers.
• Plaatsen waar horeca-activiteiten plaatsvinden.
• Plekken waar u eten bereidt.
• Plekken waar u eten, drinken of spullen gaat verkopen.

Bij het kopje ‘Evenementenlocaties’ vindt u plattegronden van de meest gebruikte locaties.

Verkeersplan voor evenementen

Organiseert u een evenement dat invloed heeft op de verkeerssituatie? Dan heeft u een verkeersplan nodig. In dit plan staat hoe u het verkeer rond het evenement regelt. Zo'n plan is belangrijk voor:

• Veiligheid: bezoekers, voetgangers en fietsers kunnen veilig van en naar het evenement.
• Bereikbaarheid: hulpdiensten kunnen altijd snel ter plaatse zijn.
• Minder overlast: duidelijke routes en maatregelen beperken hinder voor omwonenden.

In een verkeersplan voor een evenement staat:

• Een situatietekening van de locatie met afsluitingen, omleidingen en looproutes.
• Het doel van het verkeersplan en waarom maatregelen nodig zijn.
• De verkeersmaatregelen, zoals borden, afzettingen, verkeersregelaars en parkeerroutes.
• Veiligheidsmaatregelen voor bezoekers en kwetsbare verkeersdeelnemers.
• De route voor hulpdiensten, zodat zij snel kunnen passeren.
• Een noodplan voor incidenten.
• Een legenda: in de tekening zit een uitleg van de symbolen of kleuren waarmee u bepaalde zaken aanduidt.

Wilt u een evenement aanvragen? Zorg dan dat het verkeersplan compleet is. Dit helpt om uw aanvraag sneller te kunnen beoordelen.

Brandveiligheid: advies en toezicht bij evenementen

De brandweer adviseert en toetst verschillende onderdelen van uw evenement om ervoor te zorgen dat bezoekers veilig kunnen deelnemen. De brandweer kijkt naar:

• Plaatsing van tenten en tijdelijke bouwwerken. Zoals kleine en grote tenten, overkappingen, podia en andere constructies. De brandweer beoordeelt vluchtroutes, brandvertragende materialen en veilige opstelling.
• Foodtrucks, mobiele keukens en kookvoorzieningen. De brandweer kijkt naar gasinstallaties, hittebronnen, ventilatie en genoeg vrije ruimte rondom de voertuigen.
• Braderieën, markten en foodpleinen. Bij situaties met dicht op elkaar staande kramen of drukke looproutes controleert de brandweer op brandveiligheid, doorgang voor hulpdiensten en eventuele risico’s door stroom, bakken, grillen of aggregaten.
• Noodvoorzieningen en bereikbaarheid. De brandweer kan meedenken over nooduitgangen, blusmiddelen, EHBO‑voorzieningen en de bereikbaarheid van de locatie voor hulpdiensten.

Lees meer(Verwijst naar een externe website).

Gezondheid en medische veiligheid bij evenementen

De GGD-GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) adviseert gemeenten en organisatoren over gezondheids- en medische risico’s bij evenementen. De GHOR kijkt vooral mee naar:

• Medische inzet & evenementenzorg. Advies over het aantal hulpverleners, EHBO‑inzet en registratie van zorgcontacten, volgens de Veldnorm Evenementenzorg.
• Hygiëne & voorzieningen. Toetsing van toiletten, drinkwater, voedselbereiding en andere hygiënemaatregelen.
• Gezondheidsrisico’s van activiteiten. Bijvoorbeeld bij sporten, kwetsbare doelgroepen, activiteiten met dieren of tijdelijke overnachtingen.
• Weer, drukte & bereikbaarheid. Advies over hitte, storm, gehoorschade, alcohol‑ en drugsgebruik en de bereikbaarheid voor ambulances.

Lees meer(Verwijst naar een externe website).

Handboek Evenementenveiligheid

Tip: gebruik het Handboek Evenementenveiligheid(Verwijst naar een externe website). Dit handboek helpt organisatoren bij het herkennen van risico’s en maatregelen te nemen.

In Heemskerk hebben we verschillende locaties die geschikt zijn voor evenementen. U kunt een kaart gebruiken om de locatie te tekenen en deze bij uw aanvraag te doen. Voor evenementen met meer dan 50 personen in een gebouw moet u ook een gebruiksmelding brandveiligheid doen. Dat kan via het Omgevingsloket(Verwijst naar een externe website).

• Locatie Burgemeester Nielenplein (pdf, 534 KB)
• Locatie Centrum Heemskerk (pdf, 439 KB)
• Locatie Kerkplein (pdf, 361 KB)
• Locatie Plankier (pdf, 358 KB)
• Locatie Verherentstraat (pdf, 36 KB)
• Locatie Winkeldriehoek (pdf, 263 KB)
• Locatie Europaplein (pdf, 66 KB)
• Locatie Gildenplein (pdf, 214 KB)
• Locatie Johannes Poststraat (kermisterrein) (pdf, 97 KB)
• Locatie kasteel Assumburg (pdf, 68 KB)
• Locatie kasteel Marquette (pdf, 94 KB)
• Locatie park Assumburg (pdf, 56 KB)
• Locatie park De Vlaskamp (pdf, 98 KB)

Hieraan zijn voorwaarden verbonden. Lees meer.

Organisatoren moeten elk jaar aangeven op welke datum zij het volgende jaar een evenement willen organiseren. Dit is nodig om de regionale evenementenkalender op tijd op te stellen en de capaciteit van hulpdiensten goed te verdelen.

• Aanmelddatum: Organiseert u volgend jaar een evenement? Zorg dan dat u deze vóór 1 oktober aanmeldt. Dat kan via het contactformulier(Verwijst naar een externe website).
• Let op: Te laat aangemelde evenementen kunnen door de Veiligheidsregio worden geweigerd.
• Let op: Het doorgeven van de datum van het evenement is nog geen officiële aanvraag.

Wat is de regionale evenementenkalender?

In deze kalender verzamelen de veiligheidsregio's in Noord-Holland elk jaar alle evenementen van de gemeenten. Zo zien ze wanneer het druk is en plannen de inzet van hulpdiensten in.

Bent u geen Nederlander (meer) en heeft u geen DigiD? U kunt alsnog online een evenementenvergunning aanvragen(Verwijst naar een externe website). U logt in met het identificatiemiddel van uw eigen land (eIDEAS). U ziet op de site voor welke landen dit kan.